#11 Efektywne zarządzanie zadaniami – metoda personal kanban

Czy zadajesz sobie czasem pytanie w jaki sposób zacząć realizować marzenia, osiągać wyznaczone sobie cele, zapanować nad ogromem obowiązków dnia codziennego czy też zwiększyć swoją efektywność osobistą? Jeśli tak, to dziś odpowiem Ci na to pytanie i przedstawię proste, intuicyjne rozwiązanie, które przynosi niesamowite rezultaty – metodę personal kanban, bliską mi tym bardziej że od ponad dekady pracuję w firmie produkcyjnej, zajmując się m.in. usprawnianiem procesów, zarządzaniem jakością czy też realizacją projektów mających na celu poprawę efektywności działań.

Zacznijmy może od wyjaśnienia czym jest kanban? Samo słowo w wolnym tłumaczeniu oznacza „spis widoczny” i odnosi się do opracowanej w Japonii, w latach pięćdziesiątych ubiegłego wieku, metody sterowania produkcją. Personal kanban to odmiana tej metody służąca do wizualnego zarządzania zadaniami do wykonania i określania priorytetów.

Podstawowym narzędziem omawianej tu metody jest tzw. tablica kanban, która w najprostszej wersji jest podzielona na trzy kategorie:

  • zadania do wykonania (to do),
  • zadania w toku (doing / work in progress),
  • zadania wykonane (done),

(w razie potrzeby można do nich dodać np. zadania oczekujące czy też pomysły na przyszłość).
Każda kategoria to osobna kolumna na tablicy, każde zadanie to osobna karta. Karty te sukcesywnie przenosi się od lewej do prawej w miarę ich realizacji. Bardzo istotną kwestią jest ograniczenie ilości zadań wykonywanych jednocześnie (tzw. work in progress), dzięki czemu koncentrujemy się na wybranych zagadnieniach, redukujemy czas niezbędny na przestawianie się z zadania na zadanie, a w konsekwencji stajemy się bardziej efektywni. Osobiście odkryłam jeszcze jedną zaletę metody. Zanim ją poznałam, z dnia na dzień wpisywałam w swój kalendarz listę zadań, po czym wykreślałam punkty, które udało mi się zrealizować. Jak się pewnie domyślacie, w ciągu dnia pojawiało się mnóstwo nowych tematów, lista się rozrastała, a odsetek pozycji skreślonych nie był dla mnie satysfakcjonujący – nie dość, ze było ich mało, to jeszcze miałam wrażenie,
że postępując w ten sposób wymazuję z pamięci wszystko to, co zrobiłam. Teraz rozrastająca się sukcesywnie kolumna zadań zrealizowanych na tablicy kanban działa na mnie motywująco, bo widzę ile już udało mi się osiągnąć.

Jak zatem stworzyć własną tablicę do personal kanban? Ja zaczęłam od kartki papieru A3 przyczepionej na lodówce, na której stworzyłam podstawowe trzy kolumny i przyklejałam pod nimi karteczki post-it z rzeczami do zrobienia. Jako, że dotyczyły one kwestii domowych, wprowadziłam różne kolory dla mnie, mojego męża, a nawet trzyletniego wówczas synka, który był tym faktem bardzo podniecony i nie mógł się doczekać, kiedy przeklei sobie w końcu jakąś karteczkę. W miarę upływu czasu kartkę papieru zamieniłam na aplikację Trello, z której korzystam na komputerze i komórce i gdzie mam aktualnie różne tablice – osobną, współdzieloną z mężem do zadań prywatnych, osobną ze współpracownikami z organizacji non-profit, którą przez pewien czas kierowałam i jeszcze jedną do zarządzania obowiązkami zawodowymi. Nie są to jednak jedyne dostępne możliwości.

Tablicę i karty stosowane w ramach metody personal kanban można modyfikować według własnych potrzeb, dodając np. osobę bądź osoby odpowiedzialne za realizację zadań czy też ostateczny termin (tzw. deadline), kiedy coś ma być zrobione. Ponadto, można wprowadzić własne symbole i oznaczenia kolorystyczne – np. temat do przemyślenia, do przekazania komuś innemu, kwestia priorytetowa itp. Nawet jednak w podstawowej wersji metoda w wyjątkowy sposób pozwala zapanować nad chaosem i krok po kroku realizować marzenia oraz cele.

Gorąco zachęcam Cię do przetestowania personal kanban, a już wkrótce opowiem dodatkowo słów kilka o wspomnianej wcześniej aplikacji Trello. Miłego próbowania!

Please follow and like us:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *